회사에서 일을 하다 보면 생각보다 회의 자체보다 회의가 끝난 뒤 해야 하는 일에 시간이 많이 들어갑니다.
저도 업무 특성상 여러 부서와 프로젝트 관련 회의를 자주 하는 편입니다.
회의가 끝나면 제가 적어놓은 메모를 다시 읽고,
무엇이 결정되었는지,
추가로 확인해야 하는 내용은 무엇인지,
누가 담당자인지,
언제까지 해야 하는지
다시 정리해야 합니다.
특히 여러 사람이 참여한 회의에서는 회의 중에는 이해했다고 생각했는데 막상 회의가 끝난 뒤 메모를 보면,
"이건 누가 하기로 했지?"
"이 기능은 확정된 건가, 아니면 검토하기로 한 건가?"
헷갈리는 경우도 있었습니다.
그래서 저는 AI를 업무에 사용하기 시작하면서 회의 내용 정리에도 AI를 활용해보기 시작했습니다.
직접 사용해보니 단순히 회의를 짧게 요약하는 것보다 Action Item과 담당자, Due Date를 추출하는 방식이 실제 업무에서는 훨씬 유용했습니다.
이번 글에서는 제가 실제 회사 업무에서 AI를 이용해 회의 내용을 정리하는 방법과 사용하면서 느낀 점을 정리해보겠습니다.
예전에는 회의가 끝나면 메모를 다시 정리했다
저는 회의 중 중요한 내용을 메모하는 편입니다.
문제는 회의가 끝난 뒤입니다.
회의 중 작성한 메모는 보통 완성된 문장으로 적혀 있지 않습니다.
예를 들면 이런 식입니다.
Excel download - update
Kyle - feedback
Legal confirm
Monday update
File access rule check
회의할 때는 무슨 의미인지 알고 있지만 며칠 뒤 다시 보면 정확한 내용을 기억하기 어려울 수 있습니다.
그래서 회의가 끝난 뒤 기억이 남아 있을 때 다시 문장으로 정리해야 했습니다.
30분 회의를 하고 회의록을 정리하는 데 다시 10~20분을 사용한다면 생각보다 많은 시간이 들어갑니다.
특히 하루에 회의가 여러 개 있는 날에는 회의록 정리 자체가 또 하나의 업무가 됩니다.
이런 상황에서 AI를 활용하기 시작했습니다.
처음에는 ChatGPT에 회의 메모를 그대로 넣어봤다
처음에는 특별한 방법을 사용한 것이 아닙니다.
제가 회의 중 적었던 메모를 ChatGPT에 붙여넣고,
"이 내용을 회의록으로 정리해줘."
라고 요청했습니다.
결과는 나쁘지 않았습니다.
하지만 실제 업무에서 사용하기에는 조금 부족했습니다.
AI가 회의 내용을 깔끔하게 요약해주기는 했지만 제가 정말 필요한 것은 요약 자체가 아니었기 때문입니다.
회의가 끝난 뒤 제가 가장 알고 싶은 것은 다음 네 가지였습니다.
무엇을 결정했는가?
추가로 해야 할 일은 무엇인가?
누가 해야 하는가?
언제까지 해야 하는가?
그래서 질문하는 방법을 바꿨습니다.
지금은 회의록 형식을 먼저 정해서 요청한다
단순히
"회의 내용 요약해줘."
라고 요청하는 것보다 원하는 결과의 형식을 정해주는 것이 훨씬 좋았습니다.
예를 들어 저는 다음과 같은 형태를 선호합니다.
Meeting Summary
1. 주요 논의사항
회의에서 논의된 핵심 내용
2. 결정사항
회의에서 최종 결정된 내용
3. Action Items
추가로 해야 하는 업무
4. Owner
각 업무의 담당자
5. Due Date
완료 예정일
그래서 AI에게 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
"아래 회의 내용을 Meeting Summary로 정리해줘.
주요 논의사항, 결정사항, Action Item, Owner, Due Date로 구분해줘.
회의에서 확정되지 않은 내용은 결정사항에 넣지 말고 Pending으로 표시해줘."
마지막 문장이 개인적으로 중요하다고 생각합니다.
AI가 회의 내용을 요약하면서 논의된 내용을 마치 결정된 것처럼 정리하는 경우를 방지하기 위해서입니다.
실제 업무에서는 Action Item이 가장 중요했다
AI 회의록을 사용하면서 제가 가장 유용하다고 느낀 부분은 Action Item입니다.
예를 들어 회의에서 여러 사람이 이런 이야기를 했다고 가정해보겠습니다.
"Excel Download 기능은 이번 주에 업데이트하고 Legal팀에서는 File Access Rule을 다시 확인한 다음 월요일까지 알려주기로 했다."
사람이 회의록을 작성한다면 문장으로 그대로 적을 수도 있습니다.
하지만 실제 업무에서는 다음처럼 정리하는 것이 더 유용합니다.
| Action Item | Owner | Due Date | Status |
|---|---|---|---|
| Excel Download 기능 업데이트 | Development Team | This Week | In Progress |
| File Access Rule 확인 | Legal Team | Monday | Pending |
이렇게 정리하면 회의 내용이 바로 업무 목록으로 바뀝니다.
저는 AI를 사용하면서 회의록의 목적에 대해서도 생각이 조금 달라졌습니다.
예전에는 회의록이 **"무슨 이야기를 했는지 기록하는 문서"**라고 생각했다면 지금은 **"회의가 끝난 뒤 무엇을 해야 하는지 알려주는 문서"**에 더 가깝다고 생각합니다.
Microsoft Teams 회의에서는 Transcript를 활용할 수 있다
회사에서 Microsoft Teams를 사용한다면 회의 Transcript를 활용할 수도 있습니다.
회의가 녹화되거나 Transcript가 생성된 경우 Teams의 Recap에서 회의 관련 내용을 다시 확인할 수 있습니다.
Microsoft의 공식 안내에 따르면 Teams Recap에서는 회의 녹화, Transcript, 공유된 파일, Notes 및 Follow-up Task 등을 확인할 수 있습니다.
AI 기반 Recap 기능에서는 회의 Transcript를 바탕으로 요약이나 후속 작업을 확인할 수도 있습니다.
이 기능을 사용하면 회의 중 모든 내용을 직접 받아 적는 부담을 줄일 수 있습니다.
저는 이 방식의 가장 큰 장점이 회의 중 메모에만 집중하지 않아도 된다는 점이라고 생각합니다.
회의 중에는 대화와 의사결정에 집중하고, 회의가 끝난 뒤 Transcript와 메모를 이용해 다시 정리할 수 있기 때문입니다.
Transcript를 다시 AI로 정리하면 더 편했다
회의 Transcript가 있다고 해서 그대로 읽기 편한 것은 아닙니다.
30분 또는 1시간짜리 회의라면 Transcript 역시 상당히 깁니다.
그래서 저는 전체 내용을 처음부터 다시 읽기보다 AI에게 원하는 기준으로 정리하도록 하는 방법이 더 효율적이라고 느꼈습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
"이 회의 Transcript를 분석해서 프로젝트 관련 결정사항만 정리해줘. Action Item, Owner, Due Date를 표로 만들어주고 담당자가 명확하지 않은 경우에는 임의로 지정하지 말고 TBD라고 표시해줘."
여기서도 중요한 부분은
"정보가 없으면 추측하지 말라"
고 명확하게 알려주는 것입니다.
회의에서 담당자를 정하지 않았는데 AI가 문맥을 보고 특정 사람을 담당자로 지정하면 오히려 문제가 될 수 있기 때문입니다.
회의록에서 후속 이메일까지 만들 수 있다
제가 AI 회의록을 사용하면서 편리하다고 느낀 또 다른 부분입니다.
회의 내용을 정리한 뒤 다시 이메일을 처음부터 작성할 필요가 없습니다.
정리된 Meeting Summary를 기반으로,
"이 회의 결과를 참석자들에게 보내는 영어 Follow-up 이메일을 작성해줘. 결정사항과 Action Item만 간단하게 넣어줘."
라고 요청할 수 있습니다.
그러면 업무 흐름이
회의 → Transcript → AI 회의록 → Action Item → Follow-up Email
형태로 연결됩니다.
예전에는 각각 별도의 작업이라고 생각했는데 AI를 사용하면서 하나의 프로세스로 연결해서 생각하게 됐습니다.
매주 반복되는 회의라면 같은 템플릿을 사용하는 것이 좋았다
정기적으로 진행되는 프로젝트 회의라면 매번 다른 형태로 회의록을 만드는 것보다 동일한 형식을 사용하는 것이 편했습니다.
예를 들어 매주 다음 형식으로 정리합니다.
Meeting Date
Participants
Key Discussion
Decisions
Action Items
Owner
Due Date
Pending Issues
이 형식을 AI에게 계속 사용하도록 요청하면 매주 비슷한 구조의 회의록을 만들 수 있습니다.
이렇게 쌓인 회의록은 나중에 프로젝트 진행 과정을 확인할 때도 유용합니다.
특히
"지난주에 이 기능을 어떻게 하기로 했었지?"
라는 상황이 생겼을 때 과거 회의록에서 결정사항을 확인하기가 훨씬 쉽습니다.
AI가 만든 회의록을 그대로 사용하면 안 되는 이유
AI 회의록을 실제 업무에 사용하면서 가장 조심해야 한다고 느낀 부분도 있습니다.
AI가 만들어준 회의록이 항상 정확한 것은 아닙니다.
Microsoft 역시 Teams의 AI 생성 콘텐츠가 부정확하거나 불완전할 수 있기 때문에 결과를 확인해야 한다고 안내하고 있습니다.
특히 회의에서는 비슷한 이름이 나오거나, 여러 사람이 동시에 이야기하거나, 문장이 중간에 끊기는 경우가 있습니다.
그 결과 AI가 담당자를 잘못 연결하거나 아직 논의 중인 내용을 결정사항처럼 정리할 수도 있습니다.
그래서 저는 중요한 회의에서는 최소한 다음 항목은 다시 확인하는 것이 좋다고 생각합니다.
결정사항
담당자
Due Date
금액
계약 조건
시스템 변경사항
AI가 회의록 초안을 만들어주는 것은 편리하지만 최종 확인은 사람이 해야 합니다.
회사의 보안 정책도 확인해야 한다
회사 회의에는 외부에 공개해서는 안 되는 내용이 포함될 수 있습니다.
계약 조건이나 직원 개인정보, 재무 정보, 고객 정보, 시스템 정보 등이 대표적입니다.
따라서 회사 회의 Transcript 전체를 개인 AI 계정에 그대로 복사해서 사용하는 것은 주의해야 합니다.
회사에서 허용한 AI 서비스인지 확인하고 회사의 데이터 보안 정책에 맞게 사용하는 것이 중요합니다.
민감한 내용이 포함되어 있다면 이름, 금액, 고객 정보 등을 제거한 뒤 필요한 부분만 사용하는 방법도 고려할 수 있습니다.
AI 업무자동화에서는 편리함보다 회사의 데이터 정책이 우선이라고 생각합니다.
Zoom에도 AI 회의 요약 기능이 있다
Microsoft Teams뿐 아니라 Zoom에서도 AI를 이용한 Meeting Summary 기능을 제공하고 있습니다.
Zoom 공식 안내에 따르면 Meeting Summary는 회의의 Speech-to-Text 데이터를 이용해 AI 기반 회의 요약을 생성할 수 있으며, 설정에 따라 회의 종료 후 참가자에게 요약을 공유할 수도 있습니다.
결국 앞으로는 회의 도구 자체에서
회의 → 음성 인식 → Transcript → AI Summary → Action Item
으로 연결되는 기능이 점점 자연스러워질 것 같습니다.
직접 사용해보고 가장 달라진 점
제가 AI를 회의 업무에 활용하면서 가장 크게 달라진 것은 회의록 작성 시간이 줄어든 것만은 아닙니다.
회의 중 메모하는 방법 자체가 달라졌습니다.
예전에는 나중에 회의록을 작성해야 한다는 생각 때문에 최대한 많은 내용을 적으려고 했습니다.
지금은 모든 문장을 받아 적기보다 제가 중요하다고 생각하는 부분을 중심으로 기록합니다.
Decision
Action Item
Owner
Due Date
Pending Issue
그리고 회의가 끝난 뒤 Transcript와 제 메모를 함께 확인하면서 AI를 이용해 회의록 초안을 만듭니다.
개인적으로는 이 방식이 단순히 AI에게 회의를 요약해달라고 하는 것보다 훨씬 실용적이었습니다.
제가 사용하는 회의록 프롬프트
회의록 자동 정리를 처음 해보고 싶다면 아래와 같이 요청해볼 수 있습니다.
아래는 회사 회의 Transcript와 제가 작성한 메모입니다.
내용을 분석해서 다음 형식으로 Meeting Summary를 작성해줘.
- Key Discussion
- Decisions
- Action Items
- Owner
- Due Date
- Pending Issues
회의에서 실제로 결정되지 않은 내용은 Decisions에 포함하지 말고 Pending Issues로 분류해줘.
Owner나 Due Date가 명확하지 않은 경우 추측하지 말고 TBD로 표시해줘.
반복되는 내용은 합치고 핵심 내용 위주로 간결하게 작성해줘.
이 프롬프트를 기본 템플릿으로 저장해두고 회의마다 Transcript와 메모만 바꿔 사용하는 것도 좋은 방법입니다.
마무리: 회의록보다 중요한 것은 회의 이후의 행동이었다
예전에는 회의가 끝나면 회의 내용을 다시 정리하는 것 자체가 하나의 업무였습니다.
하지만 AI를 활용하기 시작하면서 회의록을 만드는 목적을 조금 다르게 생각하게 됐습니다.
중요한 것은 회의에서 나온 모든 문장을 기록하는 것이 아니라,
무엇을 결정했고, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지를 정확하게 남기는 것입니다.
AI는 긴 Transcript를 읽고 핵심 내용을 정리하는 데 많은 도움을 줄 수 있습니다.
하지만 AI가 만들어준 결과를 그대로 믿기보다는 중요한 결정사항과 담당자, Due Date는 직접 확인해야 합니다.
저처럼 회의가 끝날 때마다 메모를 다시 정리하고 Follow-up 이메일을 작성하는 데 시간을 사용하고 있다면,
회의 Transcript → AI 요약 → Action Item → Follow-up
과정을 한번 만들어보는 것을 추천합니다.
작은 변화처럼 보이지만 매주 반복되는 회의가 많다면 생각보다 많은 시간을 줄일 수 있습니다.
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