ChatGPT로 엑셀 업무 자동화하는 방법｜반복 업무를 AI에게 맡기는 실전 활용법

회사에서 업무를 하다 보면 생각보다 많은 시간을 Excel에 사용하게 됩니다.

저 역시 업무를 하면서 데이터를 다운로드하고, VLOOKUP이나 XLOOKUP으로 다른 파일의 데이터를 가져오고, 여러 파일을 합치고, 피벗 테이블을 만들어 결과를 확인하는 작업을 자주 합니다.

문제는 이런 작업이 한 번으로 끝나지 않는다는 것입니다.

매주 또는 매월 비슷한 데이터를 받아 같은 작업을 반복하다 보니 어느 순간 이런 생각이 들었습니다.

"지난달에도 똑같이 했는데 이걸 매번 다시 해야 할까?"

처음에는 필요한 Excel 함수를 인터넷에서 검색해서 사용했습니다. 그러다가 ChatGPT를 사용하기 시작하면서 Excel을 사용하는 방법도 조금씩 달라졌습니다.

요즘에는 수식을 검색하기보다 제가 원하는 결과를 ChatGPT에게 먼저 설명해보는 경우가 많습니다.

이번 글에서는 단순히 'ChatGPT로 Excel을 사용할 수 있다'는 이야기가 아니라, 제가 실제 업무에서 어떤 방식으로 활용하고 있는지를 정리해보려고 합니다.

처음에는 Excel 함수 하나를 물어보는 것부터 시작했다

제가 처음 ChatGPT를 Excel 업무에 사용했을 때는 거창한 자동화가 아니었습니다.

업무를 하다가 필요한 함수가 생각나지 않을 때 질문하는 정도였습니다.

예를 들어 A열에는 거래처, B열에는 금액, C열에는 상태가 있다고 가정해보겠습니다.

ABC Company이면서 Approved인 금액만 더하고 싶다면 예전에는 SUMIFS 사용법을 검색하고 예제를 찾아 제 파일에 맞게 수정했습니다.

지금은 ChatGPT에 바로 이렇게 질문할 수 있습니다.

"A열은 거래처, B열은 금액, C열은 승인 상태야. ABC Company이고 Approved인 금액만 합산하는 Excel 수식을 만들어줘."

그러면 다음과 같은 수식을 받을 수 있습니다.

=SUMIFS(B:B,A:A,"ABC Company",C:C,"Approved")

단순한 차이처럼 보이지만 실제 업무에서는 꽤 편리했습니다.

특히 XLOOKUP, SUMIFS, COUNTIFS, IF처럼 자주 사용하지만 정확한 조건이나 문법이 갑자기 생각나지 않을 때 유용했습니다.

제가 느낀 가장 큰 차이는 함수 이름을 알아야 질문할 수 있는 것이 아니라 원하는 결과만 설명해도 된다는 점이었습니다.

수식을 만드는 것보다 수식을 이해하는 데 더 유용했다

ChatGPT를 사용하면서 의외로 도움이 많이 됐던 부분입니다.

Excel에서 다른 사람이 만들어놓은 복잡한 수식을 보면 한눈에 이해하기 어려운 경우가 있습니다.

특히 IF 안에 XLOOKUP이 들어가고 IFERROR까지 붙어 있으면 수식이 상당히 길어집니다.

이럴 때 수식을 ChatGPT에 보여주고

"이 수식이 어떤 순서로 계산되는지 쉽게 설명해줘."

라고 질문하면 각각의 함수가 어떤 역할을 하는지 나누어서 설명을 받을 수 있습니다.

저는 이 방법이 단순히 완성된 수식을 받는 것보다 더 유용하다고 느꼈습니다.

수식을 이해하면 다음에 비슷한 업무가 생겼을 때 직접 수정할 수 있기 때문입니다.

Excel 파일 자체를 분석해보니 활용 범위가 더 넓었다

처음에는 ChatGPT를 수식 생성 도구 정도로 생각했습니다.

하지만 Excel 파일 자체를 분석할 수 있다는 것을 알고 나서는 활용 방법이 훨씬 많아졌습니다.

예를 들어 회사 비용 데이터처럼 행이 많은 파일이 있다면 원하는 분석 방법을 자연어로 설명할 수 있습니다.

"부서별 총비용을 계산하고 비용이 가장 큰 부서부터 정리해줘."

또는

"전월과 비교해서 비용이 크게 증가한 항목을 찾아줘."

처럼 요청하는 방식입니다.

수백 줄의 데이터를 하나씩 확인하는 것보다 먼저 전체적인 패턴을 확인하는 용도로 활용하기 좋았습니다.

다만 회사 자료를 사용할 때는 주의할 부분도 있습니다.

직원 개인정보, 계좌정보, 거래처의 민감한 정보 등 회사의 내부 데이터를 외부 AI 서비스에 업로드할 수 있는지는 반드시 회사의 보안정책을 먼저 확인해야 합니다.

저도 업무용 AI를 사용할 때는 **'이 데이터를 AI에 입력해도 되는가?'**를 먼저 생각하는 것이 중요하다고 봅니다.

반복되는 Excel 업무를 보면서 생각이 달라졌다

ChatGPT를 사용하기 전에는 Excel에서 반복되는 작업도 그냥 업무의 일부라고 생각했습니다.

하지만 AI를 사용하면서부터는 반복되는 작업을 보면 다른 생각을 하게 됩니다.

"이 작업에는 일정한 규칙이 있는데 자동화할 수 있지 않을까?"

예를 들어 매달 여러 개의 Excel 파일을 받아 하나의 파일로 합쳐야 한다고 가정해보겠습니다.

파일이 두세 개라면 직접 복사해서 붙여넣어도 어렵지 않습니다.

하지만 부서별 파일이 여러 개이고 매월 같은 작업을 반복한다면 이야기가 달라집니다.

이런 경우에는 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

"한 폴더에 있는 Excel 파일을 모두 읽고 필요한 컬럼만 추출해서 하나의 Excel 파일로 합치는 Python 코드를 만들어줘."

저는 개발자가 아니기 때문에 처음부터 이런 Python 코드를 직접 작성하기는 어렵습니다.

하지만 AI가 만들어준 코드를 실행해보고 오류가 발생하면 오류 메시지를 다시 보여주면서 수정하는 방식으로 접근할 수 있었습니다.

이렇게 사용하다 보니 ChatGPT가 단순히 질문에 답해주는 도구가 아니라 업무 자동화를 시작할 수 있게 해주는 도구라는 생각이 들었습니다.

매월 만드는 보고서야말로 자동화하기 좋은 업무였다

회사 업무에는 매월 거의 같은 형태로 만드는 자료가 많습니다.

예를 들어 회계나 예산 관련 업무에서는 다음과 같은 내용을 반복적으로 확인할 수 있습니다.

• 부서별 비용
• 계정별 비용
• 전월 대비 증감
• Budget vs. Actual
• Variance
• 예산 초과 항목

이런 자료를 만들 때 데이터를 내려받고 수식을 추가하고 Pivot Table을 만들고 다시 보고서 형태로 정리하면 생각보다 많은 시간이 필요합니다.

그런데 매월 계산 방법이 동일하다면 사람이 계속 같은 계산을 할 필요가 있을까 하는 생각이 들었습니다.

예를 들어 ChatGPT에

"Actual과 Budget을 비교해서 Variance와 Variance %를 계산하고 Budget을 10% 이상 초과한 항목만 별도로 보여줘."

처럼 업무 규칙을 설명할 수 있습니다.

처음에는 결과를 Excel에서 다시 확인하면서 사용하고, 계산이 맞는 것을 확인한 뒤 반복 작업으로 발전시키는 것이 좋았습니다.

제가 직접 사용하면서 느낀 것은 AI에게 계산을 맡기는 것보다 반복되는 계산 규칙을 찾아내는 것이 먼저라는 점이었습니다.

여러 Excel 파일을 합치는 작업도 자동화할 수 있었다

실무에서는 월별로 파일이 따로 관리되는 경우도 많습니다.

예를 들어,

Expense_January.xlsx

Expense_February.xlsx

Expense_March.xlsx

처럼 매월 파일이 만들어질 수 있습니다.

분기 자료가 필요하면 3개월 데이터를 다시 합쳐야 하고 연간 자료라면 12개월 데이터를 합쳐야 합니다.

예전에는 이런 작업을 그냥 복사하고 붙여넣는 경우가 많았습니다.

하지만 같은 형식의 파일이라면 Python이나 Power Query 등을 이용해서 훨씬 효율적으로 처리할 수 있습니다.

여기서 ChatGPT의 도움을 받을 수 있습니다.

제가 원하는 파일 구조와 최종 결과를 설명하고 필요한 코드나 Power Query 작업 방법을 요청하는 것입니다.

한 번 제대로 만들어두면 다음 달에는 새로운 파일을 추가한 뒤 같은 작업을 반복할 수 있기 때문에 매월 10분씩 줄이는 작은 자동화도 1년 동안 반복하면 꽤 큰 차이가 생깁니다.

데이터 오류를 찾는 데도 활용할 수 있었다

회계나 ERP 관련 데이터를 다루다 보면 데이터를 만드는 것만큼 오류를 찾는 것도 중요합니다.

예를 들어 다음과 같은 문제가 있을 수 있습니다.

• Invoice Number가 중복된 경우
• Vendor는 있는데 Invoice Number가 없는 경우
• 같은 Invoice Number와 Amount가 중복된 경우
• 특정 금액이 비정상적으로 큰 경우
• 필수 데이터가 비어 있는 경우

행이 많아지면 이런 내용을 눈으로 찾는 것은 쉽지 않습니다.

ChatGPT에 데이터의 구조와 확인하고 싶은 조건을 설명하면 검증 방법이나 필요한 수식을 만들 수 있습니다.

다만 이 부분에서는 특히 주의가 필요했습니다.

ChatGPT가 결과를 보여줬다고 해서 그 결과가 무조건 정확하다고 생각하면 안 됩니다.

회계 마감이나 실제 지급에 사용되는 자료라면 기존 데이터와 비교하고 계산 결과를 다시 검증하는 과정이 필요합니다.

저는 AI가 회계 담당자의 판단을 대신한다기보다 사람이 확인해야 할 데이터를 빠르게 찾아주는 보조 도구라고 생각하는 편이 더 적절하다고 느꼈습니다.

ChatGPT에게 질문하는 방법도 조금씩 바뀌었다

처음에는 저도 ChatGPT에 간단하게 질문했습니다.

"이 Excel 정리해줘."

그런데 여러 번 사용하다 보니 질문이 구체적일수록 결과도 좋아진다는 것을 알게 됐습니다.

요즘에는 가능하면 데이터 구조와 원하는 결과를 함께 설명하려고 합니다.

예를 들어,

"A열은 Invoice Date, B열은 Vendor, C열은 Amount, D열은 Cost Center야. Cost Center별 월간 비용을 계산하고 전월 대비 20% 이상 증가한 Cost Center를 별도 표로 만들어줘."

처럼 설명합니다.

여기에

"원본 데이터는 수정하지 마."

"결과는 새로운 시트에 만들어줘."

"금액은 소수점 둘째 자리까지 표시해줘."

같은 조건도 추가할 수 있습니다.

직접 여러 번 사용해보면서 느낀 것은 AI에게 질문하는 것도 일종의 요구사항 작성과 비슷하다는 것입니다.

내가 원하는 결과를 정확하게 설명할수록 수정하는 횟수도 줄어듭니다.

Excel 자동화를 하다가 바이브코딩까지 관심을 갖게 됐다

저에게는 이 부분이 가장 흥미로웠습니다.

처음에는 ChatGPT에 Excel 함수 하나를 물어보는 정도였습니다.

그러다가 여러 Excel 파일을 자동으로 합치는 방법을 물어보고, 코드를 만들어보고, 업무에 필요한 작은 기능들을 직접 만들어보면서 점점 범위가 넓어졌습니다.

예를 들어 직원이 영수증을 제출하는 업무를 생각해보면 기존에는 사람이 영수증을 보고 날짜와 금액을 직접 입력할 수 있습니다.

그런데 이 과정을 자동화하면,

영수증 업로드 → 내용 인식 → 금액·날짜 자동 입력 → 사용자 확인 → 승인 요청

과 같은 구조로 발전시킬 수 있습니다.

이쯤 되면 단순한 Excel 자동화를 넘어 하나의 업무 시스템에 가까워집니다.

저 역시 이런 식으로 업무에서 반복되는 작업을 보면서 **"이걸 시스템으로 만들면 어떨까?"**라는 생각을 이전보다 자주 하게 됐습니다.

그리고 AI에게 원하는 기능을 설명하고 코드를 만들고 수정하면서 프로그램을 만들어가는 방식이 바로 최근 이야기되는 **바이브코딩(Vibe Coding)**과 연결됩니다.

직접 사용해보고 느낀 ChatGPT Excel 자동화의 한계

물론 ChatGPT가 모든 Excel 업무를 자동으로 해결해주는 것은 아닙니다.

제가 사용하면서 특히 중요하다고 느낀 것은 세 가지였습니다.

첫째, 데이터가 정확해야 합니다. 원본 데이터가 잘못되어 있다면 AI가 분석해도 결과가 잘못될 수 있습니다.

둘째, 결과를 검증해야 합니다. 특히 회계, 지급, 세금처럼 숫자의 정확성이 중요한 업무에서는 사람이 최종적으로 확인해야 합니다.

셋째, 회사 데이터를 사용할 때는 보안을 확인해야 합니다. 편리하다는 이유로 회사의 민감한 데이터를 외부 AI에 그대로 입력해서는 안 됩니다.

결국 ChatGPT는 업무를 대신 책임지는 사람이 아니라 업무를 빠르게 처리하도록 도와주는 도구라고 생각합니다.

마무리: Excel을 잘하는 방법 자체가 달라지고 있다

예전에는 Excel을 잘한다는 말을 들으면 많은 함수를 알고 Pivot Table이나 VBA를 능숙하게 사용하는 사람이 먼저 떠올랐습니다.

물론 지금도 이런 능력은 중요합니다.

하지만 제가 ChatGPT를 실제 업무에 사용해보면서 느낀 것은 조금 달랐습니다.

앞으로는 모든 함수를 외우는 것만큼이나 내가 원하는 결과를 정확하게 설명하고 반복되는 업무를 발견하는 능력이 중요해질 것 같습니다.

저도 처음부터 업무 전체를 자동화한 것은 아닙니다.

함수 하나를 물어보는 것부터 시작했고, 반복되는 Excel 작업을 조금씩 줄여보고, 그다음에는 작은 프로그램을 만들어보는 단계로 넘어갔습니다.

그래서 ChatGPT로 Excel 자동화를 처음 시작한다면 거창하게 생각할 필요는 없다고 봅니다.

오늘 업무를 하면서 반복한 작업 하나를 떠올려보고,

"이걸 다음 달에도 똑같이 해야 할까?"

라는 질문을 해보는 것부터 시작하면 됩니다.

그 작은 질문 하나가 Excel 수식 자동화에서 시작해 데이터 분석, 반복 보고서 자동화, 그리고 업무 시스템 개발까지 이어질 수도 있습니다.