회사에서 업무를 하다 보면 생각보다 많은 시간을 엑셀에 사용하게 됩니다.
매달 같은 데이터를 정리하고, VLOOKUP이나 XLOOKUP 수식을 만들고, 여러 파일의 데이터를 하나로 합치고, 피벗 테이블을 만들고, 보고서에 들어갈 숫자를 다시 정리하는 작업이 반복됩니다.
그런데 최근에는 ChatGPT를 활용해 이러한 엑셀 업무의 상당 부분을 자동화할 수 있게 되었습니다.
특히 엑셀 함수를 잘 모르거나 프로그래밍 경험이 없는 사람도 자연어로 원하는 작업을 설명하면 수식 작성부터 데이터 분석까지 도움을 받을 수 있습니다.
이번 글에서는 ChatGPT로 실제 엑셀 업무를 어떻게 자동화할 수 있는지 초보자도 이해하기 쉽게 알아보겠습니다.
ChatGPT로 엑셀 업무 자동화가 가능한 이유
예전에는 엑셀 자동화라고 하면 VBA나 매크로를 떠올리는 경우가 많았습니다.
하지만 VBA를 직접 작성하려면 어느 정도 프로그래밍 지식이 필요합니다.
ChatGPT를 이용하면 이야기가 달라집니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
"A열에는 거래처, B열에는 금액, C열에는 결제일이 있어. 거래처별 총금액을 계산하는 엑셀 수식을 만들어줘."
ChatGPT에게 데이터 구조와 원하는 결과를 설명하면 적절한 Excel 수식을 제안받을 수 있습니다.
더 나아가 Excel 파일 자체를 ChatGPT에 업로드해 분석하는 것도 가능합니다. ChatGPT는 XLS, XLSX, CSV 등의 스프레드시트 파일을 지원하며 데이터를 분석해 표와 차트를 만들거나 특정 패턴을 찾는 작업도 수행할 수 있습니다.
즉,
사람이 직접 데이터를 하나씩 확인하는 방식에서 → AI에게 원하는 결과를 설명하는 방식으로 업무가 바뀌고 있는 것입니다.
1. 복잡한 엑셀 함수 만들기
ChatGPT를 가장 간단하게 활용할 수 있는 방법은 Excel 수식을 만드는 것입니다.
예를 들어 회사에서 다음과 같은 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다.
| 거래처 | 비용 | 상태 |
|---|---|---|
| ABC Company | $1,200 | Approved |
| XYZ Company | $850 | Pending |
| ABC Company | $500 | Approved |
여기에서 ABC Company이면서 Approved인 금액만 합산하고 싶다면 직접 SUMIFS 함수를 찾아볼 수도 있습니다.
하지만 ChatGPT에게 다음처럼 질문할 수도 있습니다.
"A열이 거래처, B열이 비용, C열이 승인 상태야. ABC Company이고 Approved인 금액만 합산하는 Excel 수식을 만들어줘."
그러면 다음과 같은 수식을 만들 수 있습니다.
=SUMIFS(B:B,A:A,"ABC Company",C:C,"Approved")
특히 다음과 같은 함수를 자주 사용하는 업무라면 ChatGPT 활용도가 높습니다.
- XLOOKUP
- VLOOKUP
- SUMIFS
- COUNTIFS
- IF
- INDEX / MATCH
- 날짜 계산
- 텍스트 분리 및 결합
함수를 외우는 것보다 원하는 결과를 정확하게 설명하는 능력이 더 중요해지고 있습니다.
2. 엑셀 파일을 직접 분석하기
ChatGPT에서는 Excel 파일을 직접 업로드해서 분석할 수도 있습니다.
예를 들어 한 달 동안 발생한 회사 비용 데이터가 있다면 파일을 업로드한 뒤 다음처럼 요청할 수 있습니다.
"이 파일에서 부서별 총비용을 계산하고 전월 대비 비용이 가장 많이 증가한 부서 5개를 찾아줘."
또는
"거래처별 월별 비용을 분석하고 평소보다 비용이 크게 증가한 거래처가 있는지 찾아줘."
처럼 요청할 수도 있습니다.
ChatGPT는 업로드된 데이터를 기반으로 계산과 데이터 변환을 수행하고 필요한 경우 표나 차트 형태로 결과를 보여줄 수 있습니다.
이 기능은 특히 회계, 재무, 구매, 영업 데이터 분석에 활용하기 좋습니다.
3. 반복되는 데이터 정리 자동화하기
실무에서 시간을 많이 잡아먹는 작업 중 하나가 데이터 정리입니다.
예를 들어 거래처마다 보내오는 Excel 파일의 형식이 조금씩 다르다고 생각해 보겠습니다.
어떤 파일에는
Invoice Number
라고 되어 있고 다른 파일에는
Invoice No.
또 다른 파일에는
INV#
라고 되어 있을 수 있습니다.
사람이 하나씩 열어서 컬럼 이름을 변경하고 데이터를 복사하면 시간이 많이 걸립니다.
이럴 때 ChatGPT에게 Python 코드를 만들어 달라고 요청할 수 있습니다.
예를 들어,
"폴더 안에 있는 Excel 파일을 모두 읽어서 Invoice Number, Vendor, Amount 컬럼만 추출한 다음 하나의 Excel 파일로 합치는 Python 코드를 만들어줘."
라고 요청하는 방식입니다.
코드를 직접 작성하지 못하더라도 ChatGPT와 대화하면서 오류를 수정하고 원하는 형태로 프로그램을 발전시킬 수 있습니다.
이것이 최근 많이 이야기되는 **바이브코딩(Vibe Coding)**과도 연결됩니다.
4. 월별 보고서 자동화하기
매달 반복해서 작성하는 보고서도 자동화 대상으로 적합합니다.
예를 들어 매월 다음과 같은 보고서를 만든다고 생각해 보겠습니다.
부서별 비용 → 전월 비교 → 예산 대비 실적 → 증감률 → 주요 이상 항목
기존에는 데이터를 다운로드한 뒤 수식을 넣고 피벗 테이블을 만들고 다시 보고서 형태로 정리해야 했습니다.
하지만 작업 규칙이 명확하다면 ChatGPT를 이용해 상당 부분을 자동화할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
"이 Excel 파일을 분석해서 부서별 Actual과 Budget을 비교하고 Variance와 Variance %를 계산해줘. 예산을 10% 이상 초과한 부서는 별도로 정리해줘."
매월 동일한 형태의 파일이 만들어진다면 이러한 작업을 Python이나 다른 자동화 도구와 연결해 더욱 발전시킬 수도 있습니다.
5. 여러 개의 Excel 파일 합치기
월별로 Excel 파일이 따로 관리되는 회사도 많습니다.
예를 들어,
Expense_January.xlsx
Expense_February.xlsx
Expense_March.xlsx
처럼 파일이 계속 쌓일 수 있습니다.
분기 보고서를 만들려면 세 파일을 다시 하나로 합쳐야 합니다.
파일이 3개 정도라면 직접 할 수도 있지만 12개월, 여러 부서, 여러 법인으로 늘어나면 상당한 반복 작업이 됩니다.
이런 경우 ChatGPT에게 여러 Excel 파일을 합치는 방법이나 Python 스크립트를 만들어 달라고 요청할 수 있습니다.
한 번 자동화 구조를 만들어 놓으면 다음 달에는 새로운 파일만 추가해서 같은 작업을 반복할 수 있습니다.
6. 데이터 오류와 이상값 찾기
ChatGPT는 단순히 데이터를 계산하는 용도뿐만 아니라 데이터 검증에도 활용할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 요청이 가능합니다.
"이 데이터에서 Invoice Number가 중복된 건을 찾아줘."
"Amount가 비정상적으로 큰 거래를 찾아줘."
"Vendor는 있는데 Invoice Number가 없는 행을 찾아줘."
"같은 Invoice Number와 Amount가 반복되는 데이터를 찾아줘."
특히 수백 또는 수천 개의 행을 사람이 직접 확인해야 하는 업무에서는 이러한 방식이 시간을 크게 줄여줄 수 있습니다.
다만 AI가 만든 분석이나 수식에도 오류가 있을 수 있기 때문에 회계 마감이나 실제 지급처럼 중요한 업무에서는 최종 결과를 사람이 검증하는 과정이 필요합니다.
ChatGPT에게 질문할 때 중요한 방법
ChatGPT를 엑셀 업무에 활용할 때는 단순히
"이거 자동화해줘."
라고 요청하는 것보다 데이터 구조와 원하는 결과를 구체적으로 설명하는 것이 좋습니다.
예를 들어,
좋지 않은 질문
"엑셀 정리해줘."
보다
좋은 질문
"A열은 Invoice Date, B열은 Vendor, C열은 Amount, D열은 Cost Center야. Cost Center별 월간 비용을 계산하고 전월 대비 20% 이상 증가한 Cost Center를 별도의 표로 만들어줘."
처럼 질문하는 것이 훨씬 정확한 결과를 얻기 쉽습니다.
결국 AI 시대에는 Excel 함수를 얼마나 많이 외우고 있는가보다 업무 규칙을 얼마나 정확하게 설명할 수 있는가가 중요해질 수 있습니다.
ChatGPT와 Excel을 직접 연결하는 방법도 있다
ChatGPT에 Excel 파일을 업로드하는 것 외에도 Excel 안에서 AI를 활용하는 방법이 점점 늘어나고 있습니다.
현재 ChatGPT for Excel을 이용하면 Excel 워크북 안에서 모델을 만들거나 수정하고 데이터를 분석하는 작업을 할 수 있습니다.
Microsoft 역시 Copilot in Excel을 통해 수식 생성, 데이터 분석, 차트와 PivotTable 작성 등의 기능을 제공하고 있습니다.
따라서 앞으로는
Excel → 데이터 정리 → AI 분석 → 보고서 작성
이라는 각각의 작업이 점점 하나의 흐름으로 연결될 가능성이 높습니다.
엑셀 자동화에서 한 단계 더 나아가면?
ChatGPT로 Excel 함수를 만드는 것만으로도 업무 시간을 줄일 수 있습니다.
하지만 진짜 자동화는 여기서 한 단계 더 나아갑니다.
예를 들어 회사에서 매일 직원들이 영수증을 Excel에 입력하고 담당자가 다시 ERP에 등록하고 있다면,
영수증 업로드 → AI가 정보 인식 → 비용 자동 입력 → 승인 요청 → ERP 데이터 생성
과 같은 시스템을 만들 수도 있습니다.
과거에는 이런 프로그램을 만들기 위해 전문 개발자가 필요했지만 최근에는 ChatGPT와 같은 AI를 활용해 비개발자도 아이디어를 구체화하고 간단한 프로그램을 직접 만들어볼 수 있게 되었습니다.
이러한 개발 방식이 바로 최근 주목받고 있는 바이브코딩입니다.
마무리
ChatGPT를 활용한 Excel 자동화의 가장 큰 장점은 단순히 Excel 작업을 빠르게 하는 것이 아닙니다.
사람이 반복적으로 하던 작업 자체를 줄일 수 있다는 점입니다.
처음에는 Excel 수식 하나를 만드는 것부터 시작할 수 있습니다.
그 다음에는 Excel 데이터 분석을 AI에게 맡기고, 여러 파일을 자동으로 합치고, 반복 보고서를 자동으로 생성하는 단계까지 발전시킬 수 있습니다.
그리고 이러한 작은 자동화 경험이 쌓이면 결국 Excel을 넘어 실제 업무 시스템을 만드는 단계까지 이어질 수 있습니다.
AI 시대의 업무 자동화는 개발자만의 영역이 아닙니다.
매일 반복해서 하고 있는 Excel 업무가 있다면 그 업무가 바로 가장 먼저 자동화를 시작해볼 수 있는 대상일 수 있습니다.
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