회사에서 새로운 시스템이나 기능을 오픈하면 개발이 끝났다고 해서 업무가 끝나는 것은 아닙니다.
실제 사용자가 기능을 사용할 수 있도록 사용 방법을 설명하는 업무 매뉴얼도 만들어야 합니다.
저도 업무를 하면서 새로운 시스템이나 기능을 사용자에게 안내해야 하는 경우가 있습니다.
기능 자체는 제가 잘 알고 있기 때문에 설명하는 것이 어렵지는 않습니다.
문제는 이것을 처음 사용하는 사람도 이해할 수 있도록 하나씩 문서로 정리하는 과정입니다.
어느 메뉴로 들어가야 하는지,
어떤 버튼을 눌러야 하는지,
각 항목에는 무엇을 입력해야 하는지,
승인 후에는 어떤 상태로 변경되는지,
오류가 발생하면 어떻게 해야 하는지까지 설명하다 보면 생각보다 시간이 많이 걸립니다.
특히 화면 캡처까지 넣어야 한다면 간단한 매뉴얼 하나를 만드는 데도 꽤 많은 시간이 필요합니다.
그래서 저는 ChatGPT를 업무에 사용하면서 **매뉴얼 작성에도 AI를 활용하면 시간을 줄일 수 있지 않을까?**라는 생각을 하게 됐습니다.
직접 활용해보니 AI가 시스템을 대신 이해해주는 것보다 내가 알고 있는 업무 내용을 사용자가 이해하기 쉬운 문서로 바꿔주는 역할을 맡겼을 때 가장 유용했습니다.
이번 글에서는 제가 ChatGPT를 이용해 업무 매뉴얼을 만드는 방법과 사용하면서 느낀 점을 정리해보겠습니다.
매뉴얼 작성이 생각보다 오래 걸리는 이유
업무 매뉴얼을 처음부터 작성해보면 의외로 시간이 많이 걸립니다.
기능을 만든 사람은 시스템을 이미 잘 알고 있기 때문에 어떤 버튼을 눌러야 하는지 자연스럽게 알고 있습니다.
하지만 처음 사용하는 사람은 그렇지 않습니다.
예를 들어 새로운 Expense Request 기능을 설명한다고 가정해보겠습니다.
개발하거나 기획한 사람에게는
Expense Request → New → 내용 입력 → Submit
이라는 과정이 당연할 수 있습니다.
하지만 처음 사용하는 직원 입장에서는 질문이 달라집니다.
어디에서 Expense Request 메뉴를 찾나요?
어떤 항목이 필수인가요?
영수증은 어디에 첨부하나요?
Submit과 Save의 차이는 무엇인가요?
승인된 뒤에는 어디에서 확인하나요?
잘못 제출하면 수정할 수 있나요?
이런 질문까지 생각하면서 문서를 작성해야 실제로 사용할 수 있는 매뉴얼이 됩니다.
저는 매뉴얼을 작성하면서 기능을 아는 것과 기능을 설명하는 것은 완전히 다른 일이라는 것을 많이 느꼈습니다.
처음에는 화면을 보면서 처음부터 직접 작성했다
예전에는 새로운 기능이 만들어지면 실제 시스템 화면을 열어놓고 처음부터 하나씩 작성했습니다.
먼저 화면을 캡처하고,
Word에 이미지를 붙이고,
그 아래 설명을 작성하고,
다음 화면으로 이동해서 다시 캡처하고,
다시 설명을 작성하는 방식입니다.
예를 들면 이런 식입니다.
Step 1. ERP에 로그인합니다.
Step 2. Expense Request 메뉴로 이동합니다.
Step 3. New 버튼을 클릭합니다.
Step 4. Expense Date와 Amount를 입력합니다.
Step 5. 영수증을 첨부합니다.
Step 6. Submit 버튼을 클릭합니다.
내용 자체는 어렵지 않습니다.
하지만 모든 문장의 표현을 통일하고, 빠진 단계가 없는지 확인하면서 작성하다 보면 시간이 많이 필요합니다.
특히 시스템 기능이 자주 변경되면 기존 매뉴얼도 다시 수정해야 합니다.
그래서 ChatGPT를 이용해 초안을 먼저 만드는 방식을 사용해보기 시작했습니다.
ChatGPT에는 완성된 문장보다 업무 순서를 먼저 알려준다
제가 매뉴얼을 만들 때 가장 편하다고 느낀 방법은 처음부터 문장을 예쁘게 작성하려고 하지 않는 것입니다.
먼저 제가 알고 있는 업무 순서를 간단하게 적습니다.
예를 들어,
ERP 로그인
Expense Request 이동
New 클릭
Date 입력
Amount 입력
Receipt 첨부
Submit
이 정도만 적습니다.
그리고 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
"아래 내용을 처음 ERP를 사용하는 직원도 이해할 수 있는 업무 매뉴얼로 만들어줘. 각 단계를 Step 1, Step 2 형식으로 작성하고 사용자가 실제로 해야 하는 행동을 중심으로 간단하게 설명해줘."
그러면 제가 처음부터 모든 문장을 작성하지 않아도 기본적인 매뉴얼 구조를 만들 수 있습니다.
여기에서 실제 시스템과 다른 부분만 수정합니다.
저는 이 방식이 AI에게 업무를 만들어달라고 하는 것이 아니라, 내가 알고 있는 업무를 문서로 정리하게 하는 것에 가깝다고 생각합니다.
기존 자료가 있다면 파일을 활용할 수도 있다
항상 처음부터 매뉴얼을 만드는 것은 아닙니다.
기존 매뉴얼이 있는데 새로운 기능이 추가되었거나 화면이 변경되는 경우도 많습니다.
이럴 때는 기존 자료를 기준으로 수정하는 방법이 더 편합니다.
ChatGPT에서는 PDF, Word 문서 등 여러 종류의 파일을 업로드하고 내용을 요약하거나 재작성하고 필요한 정보를 추출하는 작업을 할 수 있습니다.
예를 들어 기존 매뉴얼을 기준으로,
"이 매뉴얼의 구조와 작성 스타일을 유지하면서 새로운 Excel Download 기능에 대한 설명을 추가해줘."
또는
"이 문서에서 사용자가 실제로 해야 하는 절차만 추출해서 Step-by-Step 매뉴얼로 다시 정리해줘."
처럼 요청할 수 있습니다.
기존 문서가 길수록 처음부터 내용을 다시 정리하는 것보다 이런 방식이 편리합니다.
다만 회사 내부 문서를 AI에 업로드할 때는 반드시 회사의 보안 정책과 허용된 AI 사용 범위를 먼저 확인해야 합니다.
제가 가장 중요하게 보는 것은 '처음 사용하는 사람 기준'이다
ChatGPT로 초안을 만들더라도 저는 반드시 한 번 다시 읽어봅니다.
이때 제가 기능을 알고 있다는 사실을 잠시 잊고 **처음 사용하는 직원이라면 이 설명만 보고 할 수 있을까?**라는 기준으로 봅니다.
예를 들어,
"Contract를 Submit합니다."
라고만 작성하면 기능을 아는 사람에게는 충분할 수 있습니다.
하지만 처음 사용하는 사람에게는 부족합니다.
어느 화면에서 Submit하는지,
Submit 버튼이 어디에 있는지,
Submit 후에는 어떻게 되는지
추가 설명이 필요할 수 있습니다.
그래서 ChatGPT에 다시,
"이 매뉴얼을 처음 시스템을 사용하는 직원의 입장에서 검토해줘. 설명이 부족하거나 사용자가 헷갈릴 수 있는 단계가 있으면 알려줘."
라고 요청할 수도 있습니다.
이렇게 하면 작성자 입장에서는 놓치기 쉬운 부분을 찾는 데 도움이 됩니다.
화면 캡처와 설명을 같이 사용하면 훨씬 이해하기 쉽다
제가 업무 매뉴얼을 만들면서 가장 중요하다고 생각하는 것 중 하나는 화면 캡처입니다.
아무리 설명을 자세히 작성해도 시스템 화면을 처음 보는 사람은 메뉴나 버튼 위치를 찾기 어려울 수 있습니다.
그래서 가능하면 주요 단계마다 화면 이미지를 넣습니다.
예를 들어,
Step 1. Contract Portal에 접속합니다.
[화면 캡처]
Step 2. New Contract Request 버튼을 클릭합니다.
[버튼 위치가 표시된 화면]
Step 3. 필수 정보를 입력합니다.
[입력 화면]
이런 구조입니다.
그리고 화면 전체를 캡처하는 것보다 사용자가 실제로 클릭해야 하는 버튼이나 입력해야 하는 부분이 잘 보이도록 만드는 것이 좋았습니다.
결국 좋은 매뉴얼의 목적은 많은 내용을 넣는 것이 아니라 사용자가 매뉴얼만 보고 업무를 완료할 수 있도록 하는 것이라고 생각합니다.
설명이 길어지면 ChatGPT로 다시 줄인다
매뉴얼을 작성하다 보면 정확하게 설명하려는 마음 때문에 문장이 점점 길어질 때가 있습니다.
예를 들어,
"사용자는 해당 화면에서 Expense Date를 선택한 이후 영수증에 표시되어 있는 금액과 동일한 금액을 Amount 필드에 입력해야 합니다."
라는 설명이 있다고 해보겠습니다.
틀린 문장은 아니지만 매뉴얼에서는 조금 길 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT에
"업무 매뉴얼에 들어갈 문장이야. 의미는 유지하면서 짧고 명확한 문장으로 바꿔줘."
라고 요청하면,
"영수증의 날짜와 금액을 Expense Date와 Amount에 입력합니다."
처럼 간단하게 정리할 수 있습니다.
실제로 Microsoft의 단계별 문서 작성 가이드에서도 여러 단계로 이루어진 절차는 번호를 사용하고, 각 단계에서 수행할 행동을 명확하게 분리하는 방식을 권장합니다.
매뉴얼은 사용 방법만 적는 것보다 예외 상황이 중요했다
업무 매뉴얼을 만들면서 제가 중요하다고 느낀 부분이 하나 더 있습니다.
정상적으로 처리되는 방법만 설명하면 실제 사용자 문의를 충분히 줄이기 어렵다는 것입니다.
사용자는 항상 예상하지 못한 상황을 만납니다.
예를 들어,
Submit 버튼이 보이지 않을 때
필수값 오류가 발생할 때
잘못된 파일을 첨부했을 때
승인 후 수정해야 할 때
이미 Completed된 건을 변경하고 싶을 때
등입니다.
그래서 최근에는 기본적인 사용 절차와 함께 Troubleshooting 또는 FAQ 부분을 넣는 것이 좋다고 생각합니다.
ChatGPT에,
"아래 업무 절차를 보고 처음 사용하는 직원이 질문할 가능성이 높은 내용을 FAQ 10개로 만들어줘."
라고 요청하면 FAQ 초안을 만드는 데도 도움이 됩니다.
물론 실제 시스템에서 가능한 기능인지 확인한 뒤 사용해야 합니다.
업무 매뉴얼 템플릿을 하나 만들어두면 더 빨라진다
여러 종류의 매뉴얼을 작성하다 보면 매번 구조를 새로 만들 필요가 없다는 것을 알게 됩니다.
저는 기본 구조를 다음처럼 통일하는 방법이 편하다고 생각합니다.
1. Overview
이 기능이 무엇인지 설명
2. Before You Start
사용 전 필요한 권한이나 준비사항
3. Step-by-Step Instructions
실제 사용 방법
4. Important Notes
주의사항
5. Troubleshooting / FAQ
자주 발생하는 문제
6. Contact
문제가 해결되지 않을 때 문의할 담당 부서
이런 템플릿을 하나 만들어두면 새로운 기능이 생겨도 내용만 바꿔서 사용할 수 있습니다.
Microsoft도 SOP를 반복 업무의 표준화된 문서로 활용하고, 템플릿을 저장해 재사용하는 방식을 안내하고 있습니다. 또한 문서에 Owner, Revision, Implementation Date, Last Review Date 같은 버전 관리 정보를 포함하는 방법도 제시하고 있습니다.
기능이 변경되면 매뉴얼도 같이 변경되어야 한다
제가 매뉴얼을 만들면서 어려운 부분은 처음 만드는 것보다 나중에 관리하는 것이었습니다.
시스템은 계속 바뀝니다.
버튼 이름이 변경될 수도 있고,
새로운 필드가 추가될 수도 있고,
승인 프로세스가 변경될 수도 있습니다.
그런데 시스템만 변경하고 매뉴얼을 그대로 두면 오히려 사용자에게 혼란을 줄 수 있습니다.
그래서 매뉴얼에는 가능하면
Version
Last Updated
Owner
정보를 표시하는 것이 좋다고 생각합니다.
예를 들어,
Version: 1.2
Last Updated: August 2026
Owner: Business Support Team
처럼 관리할 수 있습니다.
문서를 한 번 만들고 끝내는 것이 아니라 계속 업데이트되는 자료로 보는 것이 중요합니다. Microsoft 역시 운영 문서를 지속적으로 관리되는 자산으로 보고 버전 관리와 정기적인 검토를 권장합니다.
제가 ChatGPT로 매뉴얼을 만들 때 사용하는 프롬프트
업무 매뉴얼을 처음 만들어본다면 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
아래는 회사에서 사용하는 시스템의 업무 프로세스입니다.
이 내용을 처음 시스템을 사용하는 직원도 이해할 수 있는 사용자 매뉴얼로 만들어줘.
다음 구조로 작성해줘.
- Overview
- Before You Start
- Step-by-Step Instructions
- Important Notes
- Troubleshooting / FAQ
각 단계는 사용자가 실제로 해야 하는 행동을 중심으로 짧고 명확하게 작성해줘.
내가 제공하지 않은 시스템 기능이나 정책은 임의로 만들지 말고, 정보가 부족한 부분은 [확인 필요]라고 표시해줘.
화면 캡처가 필요한 위치에는 [Screenshot]이라고 표시해줘.
제가 이 프롬프트에서 특히 중요하다고 생각하는 부분은
"제공하지 않은 내용을 임의로 만들지 말라"
는 조건입니다.
업무 매뉴얼에서는 그럴듯한 설명보다 정확한 설명이 훨씬 중요하기 때문입니다.
AI가 만든 매뉴얼은 반드시 실제 화면과 비교해야 한다
ChatGPT가 매뉴얼 초안을 빠르게 만들어준다고 해도 그대로 사용자에게 배포해서는 안 됩니다.
제가 최종적으로 확인하는 것은 크게 세 가지입니다.
실제 시스템 화면과 설명이 일치하는가?
업무 정책과 승인 절차가 정확한가?
처음 사용하는 사람이 이 설명만 보고 업무를 완료할 수 있는가?
특히 시스템의 버튼 이름이나 상태값은 정확하게 확인하는 것이 중요합니다.
Save
Submit
Approve
Complete
같은 단어 하나가 실제 업무에서는 전혀 다른 의미를 가질 수 있기 때문입니다.
AI는 초안을 만드는 시간을 줄여줄 수 있지만 최종 매뉴얼의 정확성은 작성자가 확인해야 합니다.
직접 사용하면서 가장 크게 달라진 점
ChatGPT를 매뉴얼 작성에 활용하면서 제가 가장 크게 느낀 변화는 단순히 문서 작성 시간이 줄어든 것만은 아닙니다.
예전에는
"이 기능을 어떻게 설명해야 하지?"
부터 고민했다면,
지금은 먼저 제가 알고 있는 업무 절차를 간단하게 적습니다.
그리고 AI에게 초안을 만들게 한 뒤,
제가 실제 시스템과 비교하면서 수정합니다.
즉,
업무 절차 정리 → AI 초안 작성 → 화면 캡처 추가 → 실제 화면 검증 → 배포
라는 방식으로 업무가 바뀐 것입니다.
저는 이 방법이 AI에게 모든 매뉴얼 작성을 맡기는 것보다 훨씬 현실적이라고 생각합니다.
AI는 글을 정리하는 일을 도와주고, 저는 실제 업무와 시스템이 맞는지를 검증합니다.
마무리: 매뉴얼 작성에서 가장 중요한 것은 AI가 아니었다
ChatGPT를 사용하면 업무 매뉴얼의 초안을 훨씬 빠르게 만들 수 있습니다.
기존 문서를 정리하거나,
긴 설명을 짧게 바꾸거나,
Step-by-Step 형태로 변환하거나,
FAQ를 만드는 데도 활용할 수 있습니다.
하지만 직접 사용해보면서 느낀 것은 좋은 매뉴얼을 만드는 데 가장 중요한 것은 결국 업무를 정확하게 이해하는 사람이라는 점입니다.
AI는 제가 알려주지 않은 회사의 업무 규칙이나 시스템의 예외 상황까지 정확하게 알 수는 없습니다.
그래서 저는
사람이 업무 프로세스를 정리하고 → AI가 문서 초안을 만들고 → 사람이 실제 시스템과 비교해 검증하는 방식
이 가장 현실적이라고 생각합니다.
회사에서 새로운 시스템이나 기능이 생길 때마다 Word를 열어 처음부터 매뉴얼을 작성하고 있다면 다음번에는 먼저 업무 순서만 간단하게 정리해서 ChatGPT에 넣어보는 것도 좋은 방법입니다.
매뉴얼 작성에 사용하던 시간을 줄이고, 그 시간에 사용자가 실제로 어디에서 어려움을 느낄지 고민하는 것이 더 가치 있는 일이 될 수 있습니다
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