회사에서 새로운 시스템이나 기능이 오픈되면 생각보다 시간이 많이 들어가는 일이 있습니다.
바로 업무 매뉴얼 작성입니다.
사용 방법 자체는 알고 있어도 다른 사람이 처음 봤을 때 이해할 수 있도록 설명하려면 이야기가 달라집니다.
어떤 순서로 설명해야 하는지 정해야 하고, 각 단계의 설명을 작성하고, 주의사항을 넣고, 화면 캡처가 필요한 위치도 정해야 합니다.
특히 ERP나 사내 시스템처럼 기능이 계속 업데이트되는 경우에는 기존 매뉴얼을 다시 수정하는 일도 반복됩니다.
이럴 때 활용해볼 수 있는 도구가 Google Gemini입니다.
Gemini를 이용하면 업무 프로세스나 기존 문서를 바탕으로 매뉴얼의 구조를 잡고, 단계별 사용 방법을 작성하고, 긴 설명을 간단하게 바꾸거나 FAQ까지 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다.
이번 글에서는 Gemini로 업무 매뉴얼을 만드는 방법을 처음부터 하나씩 정리해보겠습니다.
업무 매뉴얼 작성이 생각보다 어려운 이유
업무를 잘 알고 있다고 해서 매뉴얼을 쉽게 작성할 수 있는 것은 아닙니다.
실무자는 이미 시스템을 알고 있기 때문에 자신에게는 당연한 단계를 생략하기 쉽습니다.
예를 들어 새로운 Expense Request 기능을 설명한다고 생각해보겠습니다.
작성자는 단순히,
“Expense Request에서 정보를 입력하고 Submit을 클릭합니다.”
라고 작성할 수 있습니다.
하지만 처음 사용하는 사람에게는 궁금한 것이 훨씬 많습니다.
어디에서 Expense Request 화면으로 들어가는지, 어떤 필드가 필수인지, 영수증은 어디에 첨부하는지, Submit 이후에는 누가 승인하는지, 잘못 제출했을 때 수정할 수 있는지까지 알고 싶을 수 있습니다.
좋은 업무 매뉴얼은 단순히 기능을 설명하는 문서가 아니라 처음 사용하는 사람의 질문을 미리 예상해서 답해주는 문서에 가깝습니다.
Gemini로 매뉴얼을 만들 때 가장 먼저 해야 할 일
Gemini에게 바로
“업무 매뉴얼 만들어줘.”
라고 요청할 수도 있습니다.
하지만 이렇게 요청하면 내가 원하는 것과 다른 일반적인 내용이 만들어질 가능성이 있습니다.
먼저 Gemini에게 정확한 업무 정보를 제공하는 것이 중요합니다.
예를 들어 새로운 시스템의 매뉴얼을 만든다면 다음과 같은 정보를 준비합니다.
시스템의 목적, 사용 대상자, 메뉴 위치, 실제 업무 순서, 필수 입력 항목, 승인 과정, 주의사항, 자주 발생하는 오류 등입니다.
완벽하게 문장으로 정리할 필요는 없습니다.
내가 알고 있는 내용을 간단한 메모 형태로 정리한 다음 Gemini에게 매뉴얼 형태로 바꿔 달라고 요청하는 방식이 훨씬 효율적입니다.
1단계. 기존 자료를 Gemini에 제공하기
이미 기존 업무 매뉴얼이나 시스템 설명서가 있다면 처음부터 새로 작성할 필요가 없습니다.
Gemini Apps에서는 문서와 스프레드시트 등 다양한 파일을 업로드하고 내용을 분석할 수 있습니다.
따라서 기존 PDF 매뉴얼이나 업무 설명 자료가 있다면 Gemini에게 먼저 내용을 파악하게 할 수 있습니다.
예를 들어 이렇게 요청할 수 있습니다.
Gemini 프롬프트 예시
“첨부한 문서는 기존 시스템의 사용자 매뉴얼입니다.
이 문서의 전체 구조와 주요 기능을 먼저 분석해줘.
아직 새로운 매뉴얼을 작성하지 말고 다음 항목만 정리해줘.
- 매뉴얼의 전체 목차
- 주요 기능
- 사용자가 따라야 하는 업무 순서
- 주의사항
- 처음 사용하는 사람이 이해하기 어려울 수 있는 부분”
이 단계에서 바로 매뉴얼을 작성하지 않는 것이 포인트입니다.
먼저 AI가 기존 자료를 제대로 이해했는지 확인한 다음 다음 단계로 넘어가는 것이 좋습니다.
2단계. 매뉴얼의 목차부터 만들기
자료를 정리했다면 바로 본문을 작성하기보다 먼저 목차를 만들어봅니다.
예를 들어 사내 시스템 사용 매뉴얼이라면 다음과 같은 구조로 만들 수 있습니다.
Overview → Before You Start → How to Access → Step-by-Step Instructions → Important Notes → Troubleshooting → FAQ → Contact
Gemini에는 이렇게 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
“이 내용을 처음 사용하는 직원을 위한 User Manual로 만들려고 해.
사용자가 시스템에 대해 아무것도 모른다고 가정하고 매뉴얼 목차를 만들어줘.
매뉴얼에는 Overview, 접속 방법, 단계별 사용 방법, 주의사항, 자주 발생하는 오류, FAQ가 포함되도록 해줘.”
이렇게 먼저 전체 구조를 잡아두면 이후 내용을 수정하기도 쉬워집니다.
3단계. 업무 프로세스를 단계별 설명으로 바꾸기
이제 실제 업무 프로세스를 Gemini에게 제공합니다.
예를 들어 내가 알고 있는 내용이 다음 정도라고 가정해보겠습니다.
“사용자가 Request를 생성한다. Vendor를 선택한다. Contract Type을 선택한다. 파일을 첨부한다. Submit을 누르면 승인 프로세스가 시작된다.”
사람에게는 충분히 이해되는 메모지만 매뉴얼에 그대로 넣기에는 부족합니다.
Gemini에게 이렇게 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
“아래 업무 프로세스를 처음 사용하는 직원도 따라 할 수 있는 Step-by-Step User Guide로 작성해줘.
각 단계는 Step 1, Step 2 형식으로 작성하고 한 단계에는 하나의 주요 행동만 포함해줘.
각 단계에서 사용자가 클릭해야 하는 버튼이나 입력해야 하는 정보가 있다면 명확하게 표시해줘.
내가 제공하지 않은 시스템 기능이나 정책은 임의로 만들지 말고 [확인 필요]라고 표시해줘.”
마지막 문장이 특히 중요합니다.
AI가 모르는 기능을 추측해서 작성하면 업무 매뉴얼에서는 큰 문제가 될 수 있기 때문입니다.
4단계. 스크린샷이 필요한 위치 표시하기
업무 매뉴얼에서 글보다 중요한 것이 화면 캡처일 때가 많습니다.
하지만 처음부터 이미지를 하나씩 넣으면서 문서를 작성하면 시간이 오래 걸립니다.
먼저 Gemini에게 전체 매뉴얼을 작성하게 한 다음 스크린샷이 필요한 위치를 표시하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어,
“사용자가 화면을 확인해야 하는 단계에는 [Screenshot]을 표시해줘. Screenshot 아래에는 어떤 화면을 캡처해야 하는지도 한 줄로 설명해줘.”
라고 요청합니다.
그러면 문서 구조를 다음과 같이 만들 수 있습니다.
Step 3. Contract Type 선택
Contract Type 드롭다운 메뉴에서 해당 계약 유형을 선택합니다.
[Screenshot: Contract Type 드롭다운 메뉴와 선택 옵션]
이렇게 초안을 만든 뒤 실제 시스템에서 필요한 화면만 캡처해 넣으면 됩니다.
매뉴얼을 작성하면서 캡처 위치를 고민하는 것보다 훨씬 체계적으로 작업할 수 있습니다.
5단계. 긴 설명을 짧고 쉽게 바꾸기
업무를 잘 아는 사람이 매뉴얼을 작성하면 설명이 지나치게 길어지는 경우도 있습니다.
특히 정책이나 예외사항을 모두 설명하려다 보면 한 문단이 너무 길어집니다.
Gemini in Google Docs에서는 기존 문장을 다시 표현하거나 줄이고, 확장하고, 요약하는 등의 편집 작업을 할 수 있습니다.
예를 들어 긴 문단을 선택하고,
“처음 사용하는 직원도 이해할 수 있도록 더 짧고 쉽게 수정해줘.”
또는
“의미는 유지하면서 세 문장 이내로 줄여줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
매뉴얼은 전문적으로 보이는 것보다 사용자가 실제로 따라 할 수 있는 것이 더 중요합니다.
6단계. 기존 문서를 참고해서 같은 스타일로 만들기
회사에서는 문서마다 형식이 완전히 달라지는 것보다 일정한 형식을 유지하는 것이 좋습니다.
기존에 잘 만들어진 매뉴얼이 있다면 Gemini에게 해당 자료를 참고하도록 요청할 수도 있습니다.
Google Docs의 Gemini는 Drive 등에 있는 다른 파일을 소스로 추가해 문서를 작성하거나 수정할 수 있습니다.
예를 들어,
“기존 Employee Expense Manual의 구성 방식을 참고해서 새로운 Contract Request Manual의 구조를 만들어줘. 내용은 섞지 말고 제목 구조와 문서 구성 방식만 참고해줘.”
처럼 요청할 수 있습니다.
이렇게 하면 매번 새로운 문서 형식을 고민하는 시간을 줄일 수 있습니다.
7단계. FAQ와 Troubleshooting 만들기
좋은 매뉴얼에는 정상적인 사용 방법만 있는 것이 아닙니다.
사용자가 실제로 막히는 부분도 설명해야 합니다.
예를 들어,
Submit 버튼이 보이지 않는 경우
필수 필드를 입력하지 않은 경우
파일 업로드가 되지 않는 경우
승인 상태를 확인하는 방법
잘못된 정보를 입력한 경우
같은 상황입니다.
Gemini에게 전체 매뉴얼을 보여주고 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
“이 매뉴얼을 처음 사용하는 직원의 입장에서 검토해줘.
사용하면서 궁금할 가능성이 높은 질문 10개를 찾아 FAQ를 만들어줘.
문서에서 답을 확인할 수 없는 질문은 임의로 답하지 말고 [담당자 확인 필요]라고 표시해줘.”
이 방법을 사용하면 작성자 관점이 아니라 사용자 관점에서 매뉴얼을 다시 검토하는 효과도 있습니다.
8단계. 최종 검토도 Gemini에게 요청하기
초안이 완성되면 마지막으로 전체 문서를 다시 검토합니다.
이때 단순히
“검토해줘.”
라고 요청하기보다 검토 기준을 명확하게 주는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음 프롬프트를 사용할 수 있습니다.
최종 검토 프롬프트
“이 문서는 처음 시스템을 사용하는 직원을 위한 User Manual이야.
전체 문서를 검토해서 다음 사항을 확인해줘.
- 처음 사용하는 사람이 이해하기 어려운 설명
- 순서가 빠진 단계
- 같은 내용이 반복되는 부분
- 설명이 지나치게 긴 부분
- Screenshot이 추가로 필요한 위치
- 앞뒤 내용이 서로 맞지 않는 부분
- 정보가 부족해서 확인이 필요한 부분
시스템 기능이나 회사 정책을 추측하지 말고, 확실하지 않은 부분은 [확인 필요]로 표시해줘.”
이 프롬프트는 다양한 종류의 업무 매뉴얼에 재사용하기 좋습니다.
Gemini로 업무 매뉴얼을 만들 때 추천하는 전체 순서
제가 추천하는 방법은 Gemini에게 처음부터 완성본을 한 번에 만들어 달라고 요청하는 것이 아닙니다.
기존 자료 제공 → 자료 분석 → 목차 작성 → 단계별 설명 → Screenshot 위치 → FAQ → 최종 검토
순서로 나누는 것입니다.
AI에게 한 번에 많은 작업을 요청하기보다 작업을 단계별로 나누면 중간에 잘못된 내용을 발견하기도 쉽고 원하는 방향으로 수정하기도 편합니다.
바로 복사해서 사용할 수 있는 Gemini 업무 매뉴얼 프롬프트
아래 프롬프트는 새로운 시스템이나 기능의 업무 매뉴얼을 만들 때 기본 템플릿으로 활용할 수 있습니다.
프롬프트
“너는 사내 시스템 User Manual을 작성하는 Technical Writer야.
첨부한 자료와 내가 제공하는 정보만 이용해서 처음 사용하는 직원을 위한 업무 매뉴얼을 작성해줘.
매뉴얼은 다음 구조로 작성해줘.
Overview
Before You Start
How to Access
Step-by-Step Instructions
Important Notes
Troubleshooting
FAQ
Contact
각 Step에는 하나의 주요 행동만 포함하고, 사용자가 클릭해야 하는 버튼이나 입력해야 하는 필드를 명확하게 표시해줘.
화면 캡처가 필요한 위치에는 [Screenshot: 필요한 화면 설명]을 표시해줘.
내가 제공하지 않은 기능, 승인 절차, 권한, 회사 정책은 추측하지 말고 [확인 필요]라고 표시해줘.
전문 용어는 가능한 쉽게 설명하고 처음 시스템을 사용하는 사람도 그대로 따라 할 수 있도록 작성해줘.”
Gemini가 만든 매뉴얼을 그대로 사용하면 안 되는 이유
Gemini를 사용하면 업무 매뉴얼 작성 시간을 줄이는 데 도움을 받을 수 있지만 AI가 만든 내용을 그대로 배포하는 것은 추천하지 않습니다.
AI는 제공된 정보를 잘못 해석할 수도 있고 실제 시스템에는 없는 기능을 설명할 수도 있습니다.
특히 승인 프로세스, 사용자 권한, 회계처리, 개인정보, 계약 관련 절차처럼 중요한 업무는 담당자가 반드시 다시 확인해야 합니다.
가장 현실적인 방식은 다음과 같습니다.
사람이 업무 규칙을 제공하고 → Gemini가 문서 구조와 초안을 만들고 → 사람이 실제 시스템에서 테스트하고 검토하는 방식입니다.
AI는 업무 담당자를 대신하는 것이 아니라 문서를 만드는 반복 작업을 줄여주는 도구로 사용하는 것이 좋습니다.
마무리
업무 매뉴얼을 만드는 데 시간이 오래 걸리는 이유는 단순히 글을 쓰는 시간이 길어서가 아닙니다.
어떤 순서로 설명해야 하는지 고민하고, 긴 내용을 정리하고, 처음 사용하는 사람이 무엇을 궁금해할지 생각하고, 화면 캡처 위치를 정하는 과정에 시간이 많이 들어갑니다.
Gemini를 활용하면 이 과정 중 상당 부분을 AI와 함께 정리할 수 있습니다.
특히 기존 문서나 업무 자료가 있다면 자료 분석 → 목차 → 단계별 가이드 → Screenshot → FAQ → 검토의 흐름으로 접근해보는 것이 좋습니다.
결국 좋은 업무 매뉴얼을 만드는 핵심은 AI에게
“매뉴얼 만들어줘.”
라고 요청하는 것이 아니라,
“이 자료를 바탕으로 처음 사용하는 사람이 실수하지 않고 업무를 완료할 수 있는 문서를 만들어줘.”
라고 구체적으로 요구하는 것입니다.
Gemini 같은 AI를 잘 활용하면 업무 매뉴얼 작성도 처음부터 모든 문장을 직접 작성하는 업무에서 AI가 초안을 만들고 사람이 검토하는 업무 방식으로 바꿔볼 수 있습니다.
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