저는 업무를 하면서 ERP나 사내 시스템 관련 내용을 정리하고, 영어 이메일을 작성하고, Excel 데이터를 다루고, 사용자 요청을 개발자가 이해할 수 있는 형태로 정리해야 하는 일이 많습니다.
각각의 업무만 보면 오래 걸리는 일은 아닙니다.
영어 이메일 하나 작성하는 데 5분.
Excel에서 필요한 수식을 찾는 데 10분.
개발 요청사항을 정리하는 데 10분.
그런데 이런 작은 일이 하루에도 여러 번 반복됩니다.
ChatGPT를 활용하면서 제가 관심을 갖게 된 것도 바로 이 부분이었습니다.
"한 시간짜리 업무 하나를 자동화하기보다 매일 반복되는 10분짜리 업무를 먼저 줄여보면 어떨까?"
이번 글에서는 개발자가 아니어도 쉽게 시작할 수 있는 ChatGPT 업무시간 단축 아이디어를 실제 직장 업무를 기준으로 정리해보겠습니다.
하루 10분을 줄이면 얼마나 될까?
하루 10분은 별것 아닌 것처럼 보입니다.
하지만 한 달에 20일을 근무한다고 단순 계산하면,
10분 × 20일 = 200분
한 달에 약 3시간 20분입니다.
1년으로 단순 환산하면 약 40시간입니다.
물론 실제 절약 시간은 업무와 사용 방식에 따라 크게 달라집니다. 중요한 것은 정확히 몇 시간을 아끼느냐보다 매번 반복하는 작은 작업을 다시 하지 않는 구조를 만드는 것입니다.
제가 생각하는 AI 업무자동화도 여기에서 시작합니다.
1. 영어 이메일을 처음부터 작성하지 않는다
제가 ChatGPT를 업무에서 활용하기 가장 쉬운 부분 중 하나가 영어 이메일입니다.
회사에서 보내는 이메일은 매번 완전히 새로운 내용인 것 같지만 자세히 보면 패턴이 비슷합니다.
확인을 요청하거나,
오류 원인을 문의하거나,
업데이트 내용을 알려주거나,
추가 정보를 요청하는 경우가 많습니다.
이럴 때 영어 문장을 처음부터 고민하기보다 전달하고 싶은 내용을 먼저 적고 ChatGPT에게 다듬어달라고 할 수 있습니다.
예를 들면,
아래 내용을 자연스러운 비즈니스 영어로 작성해줘.
동료에게 보내는 이메일이므로 너무 딱딱하지 않게 해줘.
핵심 내용은 짧고 명확하게 작성해줘.[내가 전달하고 싶은 내용]
여기서 중요한 것은 ChatGPT에게 이메일의 내용까지 결정하게 하는 것이 아니라 내가 전달할 내용을 먼저 정하는 것입니다.
저는 이런 방식이 AI를 업무에 적용하기 가장 쉬운 방법 중 하나라고 생각합니다.
2. 긴 이메일은 먼저 요점부터 정리한다
반대로 긴 이메일이나 메시지를 받았을 때도 시간이 걸립니다.
특히 여러 사람이 답장을 주고받은 내용에서는 결국 내가 확인해야 할 것이 무엇인지 찾는 데 시간이 들 수 있습니다.
회사 정책상 사용이 허용된 내용이라면 이런 방식으로 정리를 요청할 수 있습니다.
아래 내용을 요약해줘.
특히
- 상대방이 요청하는 것
- 내가 답변해야 하는 것
- 결정된 내용
- 아직 확인이 필요한 내용
으로 구분해줘.원문에 없는 내용은 추측하지 마.
AI에게 답장을 모두 맡기는 것이 아니라 내가 읽어야 할 내용을 먼저 구조화하는 것입니다.
3. Excel 수식을 검색하는 시간을 줄인다
Excel 업무에서도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
예를 들어 데이터가,
4400603 - C.E-EMPLOYEE BENEFIT-HEALTH INSURANCE - UL
처럼 되어 있고 마지막 회사 코드만 제거해야 한다고 해보겠습니다.
예전 방식이라면 검색창에 필요한 Excel 함수를 찾아보고 여러 예제를 확인해야 할 수 있습니다.
ChatGPT에는 실제 예제를 그대로 설명할 수 있습니다.
A2에 아래와 같은 데이터가 있어.
4400603 - C.E-EMPLOYEE BENEFIT-HEALTH INSURANCE - UL마지막
- UL부분만 제거하고 싶어.UL 대신 다른 문자도 들어올 수 있어.
사용할 수 있는 Excel 수식을 알려주고 수식이 어떻게 작동하는지도 쉽게 설명해줘.
이런 식으로 현재 데이터 + 원하는 결과를 함께 알려주면 질문하기도 쉽습니다.
4. Excel 데이터를 정리하는 방법부터 물어본다
Excel 자동화라고 해서 반드시 코드를 작성해야 하는 것은 아닙니다.
예를 들어 매달 받은 데이터에서,
날짜 형식을 통일하고,
빈칸을 확인하고,
중복 데이터를 찾고,
불필요한 문자를 제거해야 한다고 해보겠습니다.
ChatGPT에 다음과 같이 물어볼 수 있습니다.
아래와 같은 Excel 데이터를 매달 정리해야 해.
- 날짜 형식 통일
- 중복 Invoice 확인
- Amount 빈칸 확인
- Account 마지막 회사 코드 제거
Excel에서 가장 효율적으로 처리할 수 있는 방법을 알려줘.
반복해서 사용할 수 있는 방법이 있다면 그것도 같이 알려줘.
여기서 한 단계 더 중요한 질문은 이것입니다.
"다음 달에도 같은 작업을 해야 하는가?"
한 번이라면 수작업으로 충분할 수 있습니다.
하지만 계속 반복된다면 자동화를 생각해볼 수 있습니다.
5. 개발 요청사항을 처음부터 문서화하지 않는다
업무 시스템 관련 일을 하다 보면 사용자의 요청을 개발자가 이해할 수 있도록 다시 정리해야 할 때가 있습니다.
예를 들어 사용자가,
"이 화면에서 Excel Download가 됐으면 좋겠어요. 그런데 검색했으면 검색된 것만 받아야 해요."
라고 요청했다고 생각해보겠습니다.
ChatGPT에는 다음처럼 요청할 수 있습니다.
아래 사용자 요청을 개발 요구사항으로 정리해줘.
Current Behavior
Requirement
Expected Behavior
Business Rule
Exception Case
Test Scenario순서로 정리해줘.
내가 제공하지 않은 요구사항은 임의로 만들지 말고
[확인 필요]라고 표시해줘.
이렇게 하면 ChatGPT가 요구사항을 결정하는 것이 아니라 제가 작성해야 할 문서의 첫 번째 구조를 만들어주는 역할을 하게 됩니다.
6. 오류 내용을 개발자에게 전달하기 쉽게 정리한다
시스템에서 오류가 발생하면 개발자에게 상황을 설명해야 합니다.
이때 단순히,
"승인했는데 안 돼요."
라고 전달해서는 원인을 찾기 어렵습니다.
언제 발생했고,
어떤 작업을 했고,
무엇을 기대했고,
실제로 어떤 결과가 나왔는지
정리해야 합니다.
ChatGPT에는 이렇게 요청할 수 있습니다.
아래 내용을 개발자가 오류를 확인하기 좋은 형태로 정리해줘.
Issue
Steps to Reproduce
Expected Result
Actual Result
Error Message
Additional Information내가 제공한 사실만 사용하고 오류 원인은 추측하지 마.
작은 차이지만 반복해서 오류를 정리해야 한다면 이런 템플릿이 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
7. 회의가 끝난 뒤 Action Item부터 뽑는다
회의가 끝나면 또 다른 일이 시작됩니다.
회의에서 무엇을 결정했는지,
누가 무엇을 해야 하는지,
언제까지 해야 하는지
다시 정리해야 하기 때문입니다.
사용이 허용된 회의 메모나 Transcript가 있다면 다음과 같은 구조로 정리를 요청할 수 있습니다.
아래 회의 내용을 정리해줘.
Key Discussion
Decisions
Action Items
Owner
Due Date
Pending Issues담당자나 Due Date가 명확하지 않으면 추측하지 말고 TBD라고 표시해줘.
특히 여러 부서가 참여하는 회의에서는 전체 내용을 길게 요약하는 것보다 Action Item을 정확하게 찾는 것이 더 유용할 때가 많습니다.
8. 긴 문서를 처음부터 끝까지 읽기 전에 구조를 파악한다
업무 매뉴얼이나 요구사항 문서처럼 긴 자료를 확인해야 할 때도 있습니다.
이런 문서는 결국 특정 정보 하나를 찾기 위해 읽는 경우도 많습니다.
사용 가능한 문서라면 AI에게 먼저,
이 문서의 전체 구조를 간단하게 정리해줘.
그리고 Approval과 관련된 부분만 별도로 찾아서 요약해줘.
해당 내용이 원문의 어느 부분에 있는지도 함께 알려줘.
문서에 없는 정책은 추측하지 마.
라고 요청할 수 있습니다.
다만 계약, 재무, 정책처럼 정확성이 중요한 문서는 AI의 요약만 보고 최종 판단하지 않고 반드시 원문을 다시 확인해야 합니다.
9. 반복해서 만드는 업무 문서의 '첫 번째 버전'을 맡긴다
업무를 하다 보면 완전히 새로운 문서보다 비슷한 형태의 문서를 반복해서 작성하는 경우가 많습니다.
사용자 매뉴얼,
기능 업데이트 안내,
업무 프로세스 설명,
테스트 시나리오,
프로젝트 진행사항 보고 등이 그렇습니다.
이런 문서에서 시간이 많이 드는 부분 중 하나가 빈 화면에서 첫 문장을 시작하는 것입니다.
예를 들어,
아래 기능 설명을 바탕으로 사용자 매뉴얼 초안을 작성해줘.
Overview
Before You Start
Step-by-Step
Important Notes
FAQ구조로 작성하고 화면 이미지가 필요한 곳에는
[Screenshot]이라고 표시해줘.설명하지 않은 시스템 기능은 임의로 추가하지 마.
라고 요청할 수 있습니다.
완성본을 만드는 것이 아니라 수정할 수 있는 첫 번째 버전을 빠르게 얻는 것입니다.
10. 마지막에는 ChatGPT에게 '내 반복 업무'를 찾아달라고 한다
제가 가장 추천하고 싶은 방법입니다.
AI 업무자동화를 시작하려고 해도 정작 무엇을 자동화해야 할지 모를 수 있습니다.
그럴 때는 며칠 동안 자신이 한 일을 간단하게 기록해볼 수 있습니다.
그리고 ChatGPT에게 다음과 같이 물어봅니다.
아래는 최근 업무 목록이야.
반복되는 업무를 찾아서 다음과 같이 분류해줘.
① ChatGPT만으로 시간을 줄일 수 있는 업무
② Excel 기능으로 자동화하기 좋은 업무
③ 프로그램으로 만들면 효과가 큰 업무
④ 사람이 계속 직접 판단해야 하는 업무자동화하기 쉽고 반복 횟수가 많은 업무부터 우선순위를 추천해줘.
이렇게 하면 ChatGPT를 단순히 업무를 처리하는 도구가 아니라 자동화할 업무를 발견하는 도구로도 활용할 수 있습니다.
제가 느낀 핵심은 '10분짜리 일을 무시하지 않는 것'
AI 업무자동화라고 하면 하루에 몇 시간씩 절약해야 의미가 있을 것처럼 느껴집니다.
하지만 저는 오히려 5분, 10분짜리 반복 업무를 찾는 것이 중요하다고 생각합니다.
영어 이메일을 조금 빨리 작성하고,
Excel 수식을 찾는 시간을 줄이고,
개발 요구사항의 기본 구조를 만들고,
오류 내용을 일정한 형식으로 정리하는 것.
하나씩 보면 작은 변화입니다.
하지만 이런 작업은 한 번으로 끝나지 않습니다.
그래서 한 번의 10분보다 매일 반복되는 10분에 관심을 가져볼 필요가 있습니다.
ChatGPT에서 끝내지 않고 자동화 수준을 높일 수도 있다
반복 업무를 줄이다 보면 ChatGPT만으로 충분하지 않은 순간도 생깁니다.
예를 들어 매달 Excel 파일을 받아,
파일 열기 → 데이터 정리 → 중복 확인 → 데이터 비교 → 결과 저장
을 계속해야 한다면 매번 ChatGPT에게 질문하는 것 역시 반복 업무가 될 수 있습니다.
이때는 Excel의 기존 자동화 기능을 검토할 수도 있고, 규칙이 충분히 명확하다면 바이브코딩으로 작은 업무 프로그램을 구상할 수도 있습니다.
예를 들어,
Excel Upload → 자동 데이터 정리 → Validation → Excel Download
같은 프로그램입니다.
그리고 실제 코드베이스를 분석하거나 기능을 추가하고 테스트하는 단계가 필요하다면 Codex 같은 코딩 에이전트를 활용하는 방향으로 발전시킬 수 있습니다.
결국 자동화는 한 번에 완성되는 것이 아니라,
ChatGPT로 10분 줄이기 → 반복 발견 → 규칙 정리 → 더 필요한 부분만 자동화
하는 방식으로 발전시킬 수 있습니다.
하루 10분부터 시작해보자
AI를 업무에 적용하기 위해 거창한 계획을 세울 필요는 없습니다.
내일 업무를 하면서 딱 하나만 확인해보면 됩니다.
"오늘 내가 한 일 중 다음 주에도 똑같이 해야 하는 일은 무엇일까?"
그 업무가 이메일이라면 ChatGPT로 초안을 만들어볼 수 있습니다.
Excel이라면 필요한 수식이나 정리 방법을 물어볼 수 있습니다.
문서라면 첫 번째 초안을 만들어볼 수 있습니다.
그리고 같은 일이 계속 반복된다면 그때 한 단계 더 자동화하면 됩니다.
제가 생각하는 AI 업무자동화의 목표는 사람이 해야 할 중요한 판단까지 AI에게 넘기는 것이 아닙니다.
반복해서 입력하고, 찾고, 정리하고, 형식을 맞추는 시간을 줄여 사람이 판단해야 하는 일에 더 많은 시간을 사용하는 것입니다.
하루 10분이면 작아 보입니다.
하지만 AI 업무자동화를 처음 시작하기에는 오히려 그 정도가 적당할 수 있습니다.
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